Legal
Privacidad y datos
Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Declara es una herramienta para preparar y organizar los datos fiscales de pequeños negocios, profesionales independientes y contadores en Latinoamérica y el Caribe. La opera Agua Cojobal S.R.L., República Dominicana. Esta página explica qué datos guardamos, cuáles no, con quién los compartimos y qué control tienes sobre ellos. Vale para la app (iPhone, Android), la versión web y todos los países en los que Declara está disponible.
Declara es una herramienta independiente. No está afiliada ni respaldada por ninguna autoridad tributaria (por ejemplo DGII, SAT, DIAN, ARCA, SII, SUNAT, SRI, MH, Hacienda, BRA, IRD, Inland Revenue, BTS, DIMP o Receita Federal). Los enlaces a los portales oficiales están al pie de usedeclara.app.
Tus datos siempre están contigo, no solo en la nube.
Cada vez que exportas tu reporte del mes, el archivo queda en tu propio teléfono o computadora; tú eliges dónde guardarlo (archivos, galería, tu nube) con el diálogo de tu dispositivo. Lo mismo con cada factura que fotografías: Declara la organiza y te ofrece guardarla contigo. Si algún día pierdes el acceso a tu cuenta, lo que exportaste ya está en tus manos.
Qué guardamos en nuestro servidor
- ✓ Tu número de identificación tributaria (por ejemplo RNC, RUC, NIT, RFC, CUIT, TIN) y tu nombre o razón social. Donde no existe un número tributario (por ejemplo en Bermudas), tu cuenta se identifica con tu número de móvil.
- ✓ El país de tu cuenta
- ✓ Tu PIN, protegido con PBKDF2 y sal; nunca en texto plano
- ✓ Tu número de teléfono, para verificar tu cuenta, recuperar el PIN y confirmar un cambio de número por SMS. Si cambias tu número, el nuevo queda pendiente hasta que confirmas el código que te enviamos; si no lo confirmas en 30 minutos, deja de ser válido y sigue vigente el anterior.
- ✓ La configuración fiscal de tu cuenta, si tu país la usa: por ejemplo régimen, período del impuesto (mensual o trimestral), si estás registrado para el impuesto, tipo de empresa y formato de números
- ✓ Los datos que se leen de tus comprobantes: emisor o receptor, número de identificación, número de comprobante, fecha, montos, impuestos, moneda, tipo de cambio, categoría y una breve descripción. Son los mismos datos que tu declaración o tu contabilidad necesitan.
- ✓ En los países con modelo Revisión: los listados que descargas del portal de tu autoridad y subes a Declara (un archivo por mes y tipo), para compararlos con tus comprobantes. Contienen también los datos de tus proveedores y clientes que figuran en esos listados.
- ✓ Plan Contador: nombre y número tributario de los clientes que registras
- ✓ Si conectas Google Drive (donde esté disponible): solo el permiso de acceso y el nombre de la carpeta elegida
- ✓ Los mensajes que nos envías con el botón de reporte de problemas o el menú de pruebas dentro de la app
- ✓ Registros técnicos para la seguridad y para corregir errores: dirección IP, hora de acceso y mensajes de error de la app junto con tu identificador de cuenta. Los guardamos solo el tiempo necesario para ese fin.
Qué NO guardamos
- ✗ Tus archivos PDF ni las fotos originales de tus facturas, una vez leídas
- ✗ Datos de tarjetas o cuentas bancarias
- ✗ Tu dirección, tu documento de identidad ni otros datos personales
- ✗ Tu correo electrónico. Si pides acceso a un país en fase piloto o usas el botón de aviso, usamos tu correo solo para enviarte la invitación o la respuesta y lo borramos de nuestra base de datos después del envío. Para tu cuenta no lo necesitamos: el PIN y los avisos funcionan con tu teléfono. Si el piloto está completo, tu solicitud queda solo en nuestro buzón de soporte hasta que podamos invitarte.
- ✗ El contenido de tu Google Drive; solo escribimos en la carpeta que tú eliges
Declara no usa publicidad, no rastrea tu actividad en otras apps o sitios web y no vende datos.
Lectura con inteligencia artificial
Para leer tus comprobantes, Declara envía la foto o el PDF (o el texto que se extrae de él) a Anthropic (modelo Claude), que devuelve los datos fiscales. Anthropic procesa esa información según su propia política de privacidad y no la usa para entrenar sus modelos a partir de nuestro servicio.
Las facturas electrónicas en XML o JSON, los listados de tu autoridad y los códigos QR que se pueden leer no se envían a la IA; los lee Declara directamente, en tu dispositivo o en nuestro servidor. Si un código QR no se puede leer, Declara puede leer la foto de la factura con IA.
Consultas a servicios públicos
En algunos países Declara consulta servicios públicos para verificar un comprobante, por ejemplo la clave de acceso ante el SRI (Ecuador) o el estado de un CFDI ante el SAT (México). En esas consultas enviamos solo los datos del comprobante que la consulta pide (por ejemplo la clave, el UUID, los números tributarios del emisor y receptor y el total), nunca tu PIN. Para los tipos de cambio consultamos fuentes oficiales o públicas (bancos centrales, autoridades tributarias y servicios de cotización); a ellas solo les enviamos la fecha y la moneda. Declara no presenta declaraciones en tu nombre.
Proveedores que nos ayudan
| Proveedor | Para qué | Qué recibe |
|---|
| DigitalOcean | Servidores y copias de seguridad del servidor (EE. UU.) | Los datos de tu cuenta y tus comprobantes, cifrados en tránsito |
| Google Drive (nuestra cuenta) | Copia de seguridad diaria fuera del servidor | Una copia cifrada de nuestra base de datos; Google no puede leerla |
| Anthropic | Lectura de comprobantes con IA; clasificación y respuesta de correos de soporte | La foto, el PDF o su texto; el texto de los correos que nos envías |
| Twilio | SMS de verificación | Tu número de teléfono |
| RevenueCat | Estado de tu suscripción | Tu identificador de cuenta y el estado del plan |
| Google Play / Apple App Store | Cobro de los planes de pago | Los datos de pago que tú les das directamente |
| Resend | Envío de invitaciones, avisos y reportes de problemas | Tu correo (solo para ese envío), el texto del mensaje y tu identificador de cuenta |
| Cloudflare y Google (Gmail) | Recepción de los correos a support@usedeclara.app | Los correos que nos escribes |
| Google Drive (opcional, tu cuenta) | Guardar tus exportaciones en tu cuenta | Los archivos que exportas, en la carpeta que eliges |
Estos proveedores están principalmente en Estados Unidos. Al usar Declara, tus datos se transfieren y procesan allí con las medidas de protección de cada proveedor. No compartimos tus datos con terceros con fines comerciales.
Correos a soporte
Si escribes a support@usedeclara.app, tu mensaje llega a nuestro buzón de correo, no a la base de datos de la app. Un asistente automático con IA clasifica los mensajes y responde las preguntas frecuentes; todo lo demás lo lee una persona de nuestro equipo.
Suscripciones y pagos
Los planes de pago (Pro, Business, Contador) se cobran únicamente a través de Google Play o Apple App Store. Declara nunca ve ni guarda tu tarjeta ni tus datos bancarios. Puedes cancelar en cualquier momento desde los ajustes de suscripciones de tu teléfono. Durante la fase piloto de un país no hay cobro.
Plan Contador: datos de tus clientes
Los clientes que registras (nombre y número tributario) se guardan solo bajo tu cuenta: no se les crea una cuenta, no reciben acceso a la app y sus comprobantes quedan separados entre sí. Como contador, tú respondes ante tus clientes por el manejo de sus datos fiscales; Declara actúa solo como herramienta de procesamiento. En Editar cliente (✏️) puedes borrar los comprobantes de un cliente o eliminar el cliente con todos sus comprobantes. El borrado es permanente.
Cuánto tiempo guardamos tus comprobantes
Declara es una herramienta para preparar tus declaraciones, no un archivo contable. Guardamos tus comprobantes durante 16 meses, contados por mes de declaración: el mes en curso y los 15 anteriores. Así cubren tu ejercicio fiscal completo y la declaración anual. Lo mismo vale para los listados de tu autoridad en el modelo Revisión.
El primer día de cada mes se eliminan automáticamente los comprobantes más antiguos. Durante los últimos 7 días del mes la app te avisa qué mes se eliminará, para que lo exportes antes.
Excepción: en Anguila, Antigua y Barbuda, Aruba, Bahamas, Barbados, Belice, Bermudas, Brasil y Puerto Rico la eliminación automática todavía no está activa. Allí tus comprobantes se guardan hasta que los borres tú o elimines tu cuenta. Antes de activarla te avisaremos en la app.
La obligación legal de conservar tus documentos fiscales es tuya y depende de tu país; en República Dominicana, por ejemplo, son 10 años (Ley 11-92, art. 50). Guarda los archivos que exportas cada mes o usa la conexión con Google Drive.
Tus derechos
Puedes pedirnos en cualquier momento qué datos tenemos sobre ti, corregirlos, exportarlos o eliminarlos, conforme a la ley de protección de datos de tu país (por ejemplo, en República Dominicana la Ley 172-13; en Brasil la LGPD, Ley 13.709/2018). Casi todo lo puedes hacer tú mismo dentro de la app; para lo demás, escríbenos a support@usedeclara.app.
Cómo eliminar tu cuenta y tus datos
Puedes eliminar tu cuenta directamente en la app, sin escribirnos:
- Abre Declara e inicia sesión con tu número tributario (o tu móvil, donde la cuenta es el móvil) y tu PIN.
- Ve al menú (☰) → Configuración.
- Toca Borrar perfil completo y confirma.
Qué se elimina
- ✗ Tu cuenta (número tributario o móvil, nombre, PIN cifrado)
- ✗ Todos tus comprobantes, los listados subidos y su historial
- ✗ Los clientes registrados en el plan Contador
- ✗ Tu número de teléfono y la configuración fiscal de tu cuenta
- ✗ La conexión con Google Drive (se revoca el acceso)
Qué se conserva y por cuánto tiempo
- → La eliminación en nuestra base de datos es inmediata y permanente.
- → Las copias de seguridad cifradas se borran de forma automática: la última copia con tus datos desaparece a más tardar 60 días después de la eliminación. No usamos esas copias para nada más que recuperar el servicio tras una falla.
- → Del consumo de IA solo conservamos cifras de costo, sin tu número tributario.
- → Los mensajes que enviaste con el botón de aviso se conservan sin tu identificador de cuenta.
- → Google Play y Apple App Store conservan sus registros de facturación según sus propias políticas.
Si solo quieres borrar tus comprobantes y seguir usando la cuenta, toca Borrar mis comprobantes en el mismo menú.
¿Olvidaste tu PIN?
En la pantalla de inicio de sesión, toca ¿Olvidaste tu PIN?, ingresa tu número tributario (o tu móvil, donde la cuenta es el móvil) y el teléfono que verificaste. Te enviamos un código por SMS para crear un PIN nuevo. Es el único método de recuperación: por seguridad, nuestro equipo no puede crear un PIN por ti.
Si ya no tienes ese teléfono, solo podemos eliminar la cuenta. Escríbenos a support@usedeclara.app con tu número tributario y tu nombre o razón social, y adjunta:
- Una foto del documento oficial de registro de tu número tributario (en República Dominicana: certificado de RNC o Registro Mercantil).
- Un dato interno de tu cuenta que solo el titular conoce, por ejemplo cuántos comprobantes tienes este mes o el nombre de un cliente del plan Contador.
Solo eliminamos con estos dos elementos juntos, nunca solo con el número tributario o el nombre, que son públicos. El proceso puede tardar hasta 3 días hábiles. Lo que ya exportaste sigue contigo; solo se pierden los comprobantes que aún no exportaste.
¿Perdiste o te robaron el teléfono? ¿Cambiaste de número?
- Inicia sesión en otro dispositivo y cambia tu PIN en Configuración. Eso cierra la sesión en todos los demás dispositivos.
- Donde la app lo ofrece, cambia tu número en Configuración → Teléfono para códigos SMS. Para eso necesitas tu PIN y el código que enviamos al número nuevo; hasta que lo confirmes sigue vigente el número anterior.
- Si no puedes iniciar sesión, usa ¿Olvidaste tu PIN? o escríbenos.
- Si quieres, borra tus comprobantes.
Menores de edad
Declara está dirigida a dueños de negocios, profesionales y contadores mayores de edad. No recopilamos a sabiendas datos de menores de 18 años.
Idiomas
Esta política está disponible en español, inglés, neerlandés, francés y portugués. Si hay diferencias entre las versiones, vale el texto en español.
Cambios a esta política
Si cambiamos esta política de forma importante, lo indicaremos aquí con una nueva fecha y te avisaremos en la app.
Legal
Privacy and data
Last updated: 6 November 2026
Declara is a tool that helps small businesses, freelancers and accountants in Latin America and the Caribbean prepare and organise their tax data. It is operated by Agua Cojobal S.R.L., Dominican Republic. This page explains what data we keep, what we don't, who we share it with and what control you have. It applies to the app (iPhone, Android), the web version and every country where Declara is available. The Spanish version is the reference text.
Declara is an independent tool. It is not affiliated with or endorsed by any tax authority (for example DGII, SAT, DIAN, ARCA, SII, SUNAT, SRI, MH, Hacienda, BRA, IRD, Inland Revenue, BTS, DIMP or Receita Federal). Links to the official portals are at the bottom of usedeclara.app.
Your data is always with you, not just in the cloud.
Every time you export your monthly report, the file stays on your own phone or computer; you choose where to save it (files, photos, your cloud) through your device's dialog. The same goes for every invoice you photograph: Declara organises it and offers to save it with you. If you ever lose access to your account, what you exported is already in your hands.
What we keep on our server
- ✓ Your tax identification number (for example TIN, RNC, RUC, NIT, RFC, CUIT) and your name or business name. Where there is no tax number (for example in Bermuda), your account is identified by your mobile number.
- ✓ Your account's country
- ✓ Your PIN, protected with salted PBKDF2; never in plain text
- ✓ Your phone number, to verify your account, recover your PIN and confirm a change of number by SMS. If you change your number, the new one stays pending until you confirm the code we send you; if you don't confirm it within 30 minutes, it expires and your previous number remains in use.
- ✓ Your account's tax settings, where your country uses them: for example regime, tax period (monthly or quarterly), whether you are registered for the tax, type of business and number format
- ✓ The data read from your receipts: issuer or recipient, identification number, invoice number, date, amounts, taxes, currency, exchange rate, category and a short description. This is the same data your return or your books need.
- ✓ In countries using the Revisión model: the lists you download from your tax authority's portal and upload to Declara (one file per month and type), to compare them with your receipts. They also contain the details of your suppliers and customers shown in those lists.
- ✓ Accountant plan: name and tax number of the clients you register
- ✓ If you connect Google Drive (where available): only the access permission and the name of the chosen folder
- ✓ The messages you send us with the in-app problem report button or the tester menu
- ✓ Technical logs for security and troubleshooting: IP address, access time and app error messages together with your account identifier. We keep them only as long as needed for that purpose.
What we do NOT keep
- ✗ Your PDF files or the original photos of your invoices, once read
- ✗ Card or bank account details
- ✗ Your address, ID document or any other personal data
- ✗ Your email address. If you request access to a country in its pilot phase or use the notice button, we use your email only to send you the invitation or the reply, and delete it from our database once it has been sent. Your account does not need it: your PIN and notices work with your phone. If the pilot is full, your request stays only in our support inbox until we can invite you.
- ✗ The contents of your Google Drive; we only write to the folder you choose
Declara shows no ads, does not track your activity in other apps or websites and does not sell data.
Reading with artificial intelligence
To read your receipts, Declara sends the photo or PDF (or the text extracted from it) to Anthropic (Claude model), which returns the tax data. Anthropic processes that information under its own privacy policy and does not use it to train its models through our service.
Electronic invoices in XML or JSON, your tax authority's lists and readable QR codes are not sent to the AI; Declara reads them directly, on your device or on our server. If a QR code cannot be read, Declara may read the photo of the invoice with AI.
Lookups with public services
In some countries Declara queries public services to check a receipt, for example the access key with the SRI (Ecuador) or the status of a CFDI with the SAT (Mexico). For these lookups we send only the receipt details the service asks for (for example the key, the UUID, the issuer's and recipient's tax numbers and the total), never your PIN. For exchange rates we query official or public sources (central banks, tax authorities and rate services); they only receive the date and the currency. Declara does not file returns on your behalf.
Service providers
| Provider | Purpose | What it receives |
|---|
| DigitalOcean | Servers and server backups (USA) | Your account and receipt data, encrypted in transit |
| Google Drive (our account) | Daily off-site backup | An encrypted copy of our database; Google cannot read it |
| Anthropic | AI reading of receipts; sorting and answering support emails | The photo, the PDF or its text; the text of the emails you send us |
| Twilio | Verification SMS | Your phone number |
| RevenueCat | Subscription status | Your account identifier and plan status |
| Google Play / Apple App Store | Billing of paid plans | The payment details you give them directly |
| Resend | Sending invitations, notices and problem reports | Your email (only for that message), the message text and your account identifier |
| Cloudflare and Google (Gmail) | Receiving emails sent to support@usedeclara.app | The emails you write to us |
| Google Drive (optional, your account) | Saving your exports to your account | The files you export, in the folder you choose |
These providers are mainly located in the United States. By using Declara, your data is transferred to and processed there under each provider's safeguards. We do not share your data with third parties for commercial purposes.
Emails to support
If you write to support@usedeclara.app, your message goes to our email inbox, not to the app's database. An automatic AI assistant sorts the messages and answers common questions; everything else is read by a person on our team.
Subscriptions and payments
Paid plans (Pro, Business, Accountant) are billed only through Google Play or the Apple App Store. Declara never sees or stores your card or bank details. You can cancel at any time in your phone's subscription settings. There is no charge during a country's pilot phase.
Accountant plan: your clients' data
The clients you register (name and tax number) are stored only under your account: no account is created for them, they get no access to the app and their receipts are kept apart from each other. As an accountant, you are responsible to your clients for handling their tax data; Declara acts only as a processing tool. In Edit client (✏️) you can delete a client's receipts or delete the client with all their receipts. Deletion is permanent.
How long we keep your receipts
Declara is a tool for preparing your returns, not an accounting archive. We keep your receipts for 16 months, counted by filing month: the current month and the 15 before it. That covers your full tax year and the annual return. The same applies to your tax authority's lists in the Revisión model.
On the first day of each month the oldest receipts are deleted automatically. During the last 7 days of the month the app tells you which month will be deleted, so you can export it first.
Exception: in Anguilla, Antigua and Barbuda, Aruba, The Bahamas, Barbados, Belize, Bermuda, Brazil and Puerto Rico automatic deletion is not active yet. There, your receipts are kept until you delete them or delete your account. We will let you know in the app before we switch it on.
The legal duty to keep your tax records is yours and depends on your country; in the Dominican Republic, for example, it is 10 years (Law 11-92, art. 50). Keep the files you export each month or use the Google Drive connection.
Your rights
You can ask us at any time what data we hold about you, and have it corrected, exported or deleted, under your country's data protection law (for example Law 172-13 in the Dominican Republic, or the LGPD, Law 13,709/2018, in Brazil). You can do almost all of this yourself in the app; for anything else, write to support@usedeclara.app.
How to delete your account and your data
You can delete your account directly in the app, without writing to us:
- Open Declara and sign in with your tax number (or your mobile number, where the account is your mobile number) and your PIN.
- Go to the menu (☰) → Settings.
- Tap Delete my whole profile and confirm.
What is deleted
- ✗ Your account (tax number or mobile number, name, encrypted PIN)
- ✗ All your receipts, uploaded lists and their history
- ✗ The clients registered under the Accountant plan
- ✗ Your phone number and your account's tax settings
- ✗ The Google Drive connection (access is revoked)
What is kept, and for how long
- → Deletion from our database is immediate and permanent.
- → Encrypted backups are deleted automatically: the last backup containing your data is gone no later than 60 days after deletion. We use those backups only to restore the service after a failure.
- → Of AI usage we keep only cost figures, without your tax number.
- → Messages you sent with the notice button are kept without your account identifier.
- → Google Play and the Apple App Store keep their billing records under their own policies.
If you only want to delete your receipts and keep using the account, tap Delete my receipts in the same menu.
Forgot your PIN?
On the sign-in screen, tap Forgot your PIN?, enter your tax number (or your mobile number, where the account is your mobile number) and the phone number you verified. We will text you a code to create a new PIN. This is the only recovery method: for security, our team cannot create a PIN for you.
If you no longer have that phone, we can only delete the account. Write to support@usedeclara.app with your tax number and your name or business name, and attach:
- A photo of the official registration document for your tax number.
- An internal detail of your account that only the owner knows, for example how many receipts you have this month or the name of a client in the Accountant plan.
We only delete with both items together, never with the tax number or name alone, which are public. This can take up to 3 business days. What you already exported stays with you; only receipts you had not exported yet are lost.
Lost or stolen phone? New number?
- Sign in on another device and change your PIN in Settings. This signs out every other device.
- Where the app offers it, change your number in Settings → Phone for SMS codes. You need your PIN and the code we send to the new number; until you confirm it, your previous number stays in use.
- If you cannot sign in, use Forgot your PIN? or write to us.
- If you like, delete your receipts.
Minors
Declara is meant for adult business owners, professionals and accountants. We do not knowingly collect data from anyone under 18.
Languages
This policy is available in Spanish, English, Dutch, French and Portuguese. If the versions differ, the Spanish text prevails.
Changes to this policy
If we change this policy in a significant way, we will show it here with a new date and let you know in the app.
Juridisch
Privacy en gegevens
Laatst bijgewerkt: 6 november 2026
Declara is een hulpmiddel waarmee kleine bedrijven, zelfstandigen en boekhouders in Latijns-Amerika en het Caribisch gebied hun belastinggegevens voorbereiden en ordenen. Declara wordt beheerd door Agua Cojobal S.R.L., Dominicaanse Republiek. Op deze pagina lees je welke gegevens we bewaren, welke niet, met wie we ze delen en welke controle je erover hebt. Dit geldt voor de app (iPhone, Android), de webversie en alle landen waar Declara beschikbaar is. De Spaanse versie is de referentietekst.
Declara is een onafhankelijk hulpmiddel. Het is niet verbonden aan en wordt niet gesteund door een belastingdienst (bijvoorbeeld DIMP, DGII, SAT, DIAN, ARCA, SII, SUNAT, SRI, MH, Hacienda, BRA, IRD, Inland Revenue, BTS of Receita Federal). Links naar de officiële portalen staan onderaan usedeclara.app.
Je gegevens zijn altijd bij jou, niet alleen in de cloud.
Telkens als je je maandoverzicht exporteert, staat het bestand op je eigen telefoon of computer; jij kiest via het venster van je apparaat waar je het bewaart (bestanden, foto's, je cloud). Hetzelfde geldt voor elke bon die je fotografeert: Declara ordent hem en biedt aan hem bij jou op te slaan. Verlies je ooit de toegang tot je account, dan heb je wat je hebt geëxporteerd al in handen.
Wat we op onze server bewaren
- ✓ Je fiscaal identificatienummer (bijvoorbeeld persoonsnummer, crib-nummer, TIN, RNC, RUC, NIT) en je naam of bedrijfsnaam. Waar geen fiscaal nummer bestaat (bijvoorbeeld op Bermuda), wordt je account herkend aan je mobiele nummer.
- ✓ Het land van je account
- ✓ Je pincode, beveiligd met PBKDF2 en salt; nooit als leesbare tekst
- ✓ Je telefoonnummer, om je account te bevestigen, je pincode te herstellen en een nieuw nummer per sms te bevestigen. Wijzig je je nummer, dan blijft het nieuwe nummer in afwachting tot je de code bevestigt die we je sturen; bevestig je niet binnen 30 minuten, dan vervalt het en blijft je oude nummer geldig.
- ✓ De fiscale instellingen van je account, als je land die gebruikt: bijvoorbeeld regime, aangifteperiode (maandelijks of per kwartaal), of je voor de belasting geregistreerd bent, soort onderneming en getalnotatie
- ✓ De gegevens die van je bonnen worden gelezen: uitgever of ontvanger, identificatienummer, factuurnummer, datum, bedragen, belastingen, valuta, wisselkoers, categorie en een korte omschrijving. Dat zijn dezelfde gegevens die je aangifte of je administratie nodig heeft.
- ✓ In landen met het model Revisión: de lijsten die je van het portaal van je belastingdienst downloadt en in Declara uploadt (één bestand per maand en soort), om ze met je bonnen te vergelijken. Ze bevatten ook de gegevens van je leveranciers en klanten die in die lijsten staan.
- ✓ Boekhouderplan: naam en fiscaal nummer van de klanten die je registreert
- ✓ Als je Google Drive koppelt (waar beschikbaar): alleen de toegangstoestemming en de naam van de gekozen map
- ✓ De berichten die je ons stuurt met de knop voor probleemmeldingen of het testmenu in de app
- ✓ Technische logbestanden voor beveiliging en foutoplossing: IP-adres, tijdstip van toegang en foutmeldingen van de app samen met je accountnummer. We bewaren ze alleen zolang dat daarvoor nodig is.
Wat we NIET bewaren
- ✗ Je pdf-bestanden of de originele foto's van je bonnen, nadat ze zijn gelezen
- ✗ Gegevens van betaalkaarten of bankrekeningen
- ✗ Je adres, identiteitsbewijs of andere persoonsgegevens
- ✗ Je e-mailadres. Vraag je toegang aan voor een land in de pilotfase of gebruik je de meldknop, dan gebruiken we je e-mailadres alleen om je de uitnodiging of het antwoord te sturen, en verwijderen we het daarna uit onze database. Je account heeft het niet nodig: je pincode en meldingen werken met je telefoon. Is de pilot vol, dan blijft je aanvraag alleen in onze supportmailbox tot we je kunnen uitnodigen.
- ✗ De inhoud van je Google Drive; we schrijven alleen in de map die jij kiest
Declara toont geen advertenties, volgt je activiteit in andere apps of websites niet en verkoopt geen gegevens.
Lezen met kunstmatige intelligentie
Om je bonnen te lezen stuurt Declara de foto of de pdf (of de tekst die eruit wordt gehaald) naar Anthropic (model Claude), dat de fiscale gegevens teruggeeft. Anthropic verwerkt die informatie volgens zijn eigen privacybeleid en gebruikt ze niet om zijn modellen via onze dienst te trainen.
Elektronische facturen in XML of JSON, de lijsten van je belastingdienst en leesbare QR-codes gaan niet naar de AI; Declara leest ze zelf, op je apparaat of op onze server. Kan een QR-code niet worden gelezen, dan kan Declara de foto van de bon met AI lezen.
Raadplegingen bij openbare diensten
In sommige landen raadpleegt Declara openbare diensten om een bon te controleren, bijvoorbeeld de toegangssleutel bij de SRI (Ecuador) of de status van een CFDI bij de SAT (Mexico). Daarbij sturen we alleen de gegevens van de bon die de dienst vraagt (bijvoorbeeld de sleutel, de UUID, de fiscale nummers van uitgever en ontvanger en het totaal), nooit je pincode. Voor wisselkoersen raadplegen we officiële of openbare bronnen (centrale banken, belastingdiensten en koersdiensten); die ontvangen alleen de datum en de valuta. Declara doet geen aangifte namens jou.
Dienstverleners
| Dienstverlener | Waarvoor | Wat het ontvangt |
|---|
| DigitalOcean | Servers en back-ups van de server (VS) | De gegevens van je account en je bonnen, versleuteld tijdens verzending |
| Google Drive (ons account) | Dagelijkse back-up buiten de server | Een versleutelde kopie van onze database; Google kan die niet lezen |
| Anthropic | Bonnen lezen met AI; supportmails sorteren en beantwoorden | De foto, de pdf of de tekst ervan; de tekst van de e-mails die je ons stuurt |
| Twilio | Sms ter bevestiging | Je telefoonnummer |
| RevenueCat | Status van je abonnement | Je accountnummer en de status van je plan |
| Google Play / Apple App Store | Betaling van de betaalde plannen | De betaalgegevens die je hun zelf geeft |
| Resend | Versturen van uitnodigingen, meldingen en probleemmeldingen | Je e-mailadres (alleen voor dat bericht), de tekst van het bericht en je accountnummer |
| Cloudflare en Google (Gmail) | Ontvangst van e-mails aan support@usedeclara.app | De e-mails die je ons schrijft |
| Google Drive (optioneel, jouw account) | Je exports in je eigen account bewaren | De bestanden die je exporteert, in de map die je kiest |
Deze dienstverleners zitten vooral in de Verenigde Staten. Door Declara te gebruiken worden je gegevens daarheen doorgegeven en daar verwerkt, met de beveiligingsmaatregelen van elke dienstverlener. We delen je gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden.
E-mails aan support
Schrijf je naar support@usedeclara.app, dan komt je bericht in onze mailbox terecht, niet in de database van de app. Een automatische AI-assistent sorteert de berichten en beantwoordt veelgestelde vragen; al het andere leest een medewerker van ons team.
Abonnementen en betalingen
De betaalde plannen (Pro, Business, Boekhouder) worden alleen via Google Play of de Apple App Store afgerekend. Declara ziet of bewaart nooit je kaart- of bankgegevens. Je kunt op elk moment opzeggen in de abonnementsinstellingen van je telefoon. Tijdens de pilotfase van een land betaal je niets.
Boekhouderplan: gegevens van je klanten
De klanten die je registreert (naam en fiscaal nummer) worden alleen onder jouw account bewaard: er wordt voor hen geen account aangemaakt, ze krijgen geen toegang tot de app en hun bonnen blijven van elkaar gescheiden. Als boekhouder ben jij tegenover je klanten verantwoordelijk voor de omgang met hun fiscale gegevens; Declara is alleen een verwerkingshulpmiddel. Bij Klant bewerken (✏️) kun je de bonnen van een klant verwijderen of de klant met al zijn bonnen verwijderen. Verwijderen is definitief.
Hoe lang we je bonnen bewaren
Declara is een hulpmiddel om je aangiften voor te bereiden, geen boekhoudarchief. We bewaren je bonnen 16 maanden, geteld per aangiftemaand: de lopende maand en de 15 maanden ervoor. Zo dekken ze je hele boekjaar en de jaaraangifte. Hetzelfde geldt voor de lijsten van je belastingdienst in het model Revisión.
Op de eerste dag van elke maand worden de oudste bonnen automatisch verwijderd. In de laatste 7 dagen van de maand laat de app je weten welke maand wordt verwijderd, zodat je die eerst kunt exporteren.
Uitzondering: op Anguilla, Antigua en Barbuda, Aruba, de Bahama's, Barbados, Belize, Bermuda, Brazilië en Puerto Rico is het automatisch verwijderen nog niet actief. Daar blijven je bonnen bewaard tot je ze zelf verwijdert of je account opheft. Voordat we het inschakelen, laten we het je in de app weten.
De wettelijke plicht om je fiscale stukken te bewaren ligt bij jou en hangt af van je land. Bewaar de bestanden die je elke maand exporteert of gebruik de koppeling met Google Drive.
Je rechten
Je kunt ons op elk moment vragen welke gegevens we over je hebben en ze laten verbeteren, exporteren of verwijderen, volgens de wet op de gegevensbescherming van je land. Bijna alles kun je zelf in de app doen; voor de rest schrijf je naar support@usedeclara.app.
Je account en je gegevens verwijderen
Je kunt je account rechtstreeks in de app verwijderen, zonder ons te schrijven:
- Open Declara en log in met je fiscaal nummer (of je mobiele nummer, waar het account je mobiele nummer is) en je pincode.
- Ga naar het menu (☰) → Instellingen.
- Tik op Mijn hele profiel verwijderen en bevestig.
Wat wordt verwijderd
- ✗ Je account (fiscaal of mobiel nummer, naam, versleutelde pincode)
- ✗ Al je bonnen, geüploade lijsten en hun geschiedenis
- ✗ De klanten in het boekhouderplan
- ✗ Je telefoonnummer en de fiscale instellingen van je account
- ✗ De koppeling met Google Drive (de toegang wordt ingetrokken)
Wat bewaard blijft, en hoe lang
- → Het verwijderen uit onze database gebeurt direct en is definitief.
- → Versleutelde back-ups worden automatisch verwijderd: de laatste back-up met je gegevens is uiterlijk 60 dagen na het verwijderen weg. We gebruiken die back-ups alleen om de dienst na een storing te herstellen.
- → Van het AI-gebruik bewaren we alleen kostencijfers, zonder je fiscaal nummer.
- → Berichten die je met de meldknop hebt gestuurd, blijven bewaard zonder je accountnummer.
- → Google Play en de Apple App Store bewaren hun factuurgegevens volgens hun eigen beleid.
Wil je alleen je bonnen verwijderen en het account blijven gebruiken, tik dan in hetzelfde menu op Mijn bonnen verwijderen.
Pincode vergeten?
Tik op het inlogscherm op Pincode vergeten? en vul je fiscaal nummer (of je mobiele nummer, waar het account je mobiele nummer is) en het bevestigde telefoonnummer in. We sturen je per sms een code om een nieuwe pincode te kiezen. Dit is de enige manier van herstel: om veiligheidsredenen kan ons team geen pincode voor je aanmaken.
Heb je die telefoon niet meer, dan kunnen we alleen het account verwijderen. Schrijf naar support@usedeclara.app met je fiscaal nummer en je naam of bedrijfsnaam, en voeg toe:
- Een foto van het officiële registratiebewijs van je fiscaal nummer.
- Een intern gegeven van je account dat alleen de eigenaar kent, bijvoorbeeld hoeveel bonnen je deze maand hebt of de naam van een klant in het boekhouderplan.
We verwijderen alleen met deze twee samen, nooit alleen met het fiscaal nummer of de naam, want die zijn openbaar. Dit kan tot 3 werkdagen duren. Wat je al hebt geëxporteerd, houd je; alleen bonnen die je nog niet had geëxporteerd, gaan verloren.
Telefoon kwijt of gestolen? Nieuw nummer?
- Log in op een ander apparaat en wijzig je pincode bij Instellingen. Daarmee word je op alle andere apparaten uitgelogd.
- Waar de app het aanbiedt, wijzig je je nummer bij Instellingen → Telefoon voor sms-codes. Daarvoor heb je je pincode nodig en de code die we naar het nieuwe nummer sturen; tot je die bevestigt, blijft je oude nummer geldig.
- Kun je niet inloggen, gebruik dan Pincode vergeten? of schrijf ons.
- Als je wilt, verwijder je je bonnen.
Minderjarigen
Declara is bedoeld voor meerderjarige ondernemers, professionals en boekhouders. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 18 jaar.
Talen
Dit beleid is beschikbaar in het Spaans, Engels, Nederlands, Frans en Portugees. Bij verschillen tussen de versies geldt de Spaanse tekst.
Wijzigingen in dit beleid
Als we dit beleid ingrijpend wijzigen, zetten we dat hier met een nieuwe datum en laten we het je in de app weten.
Mentions légales
Confidentialité et données
Dernière mise à jour : 6 novembre 2026
Declara est un outil qui aide les petites entreprises, les indépendants et les comptables d'Amérique latine et des Caraïbes à préparer et organiser leurs données fiscales. Il est exploité par Agua Cojobal S.R.L., République dominicaine. Cette page explique quelles données nous conservons, lesquelles nous ne conservons pas, avec qui nous les partageons et quel contrôle vous avez sur elles. Elle s'applique à l'application (iPhone, Android), à la version web et à tous les pays où Declara est disponible. La version espagnole fait foi.
Declara est un outil indépendant. Il n'est affilié à aucune administration fiscale et n'est soutenu par aucune (par exemple DGI, DGII, SAT, DIAN, ARCA, SII, SUNAT, SRI, MH, Hacienda, BRA, IRD, Inland Revenue, BTS, DIMP ou Receita Federal). Les liens vers les portails officiels se trouvent en bas de usedeclara.app.
Vos données restent toujours avec vous, pas seulement dans le nuage.
Chaque fois que vous exportez votre rapport du mois, le fichier reste sur votre propre téléphone ou ordinateur ; vous choisissez où l'enregistrer (fichiers, photos, votre nuage) avec la fenêtre de votre appareil. Il en va de même pour chaque facture que vous photographiez : Declara l'organise et vous propose de l'enregistrer chez vous. Si vous perdez un jour l'accès à votre compte, ce que vous avez exporté est déjà entre vos mains.
Ce que nous conservons sur notre serveur
- ✓ Votre numéro d'identification fiscale (par exemple NIF, TIN, RNC, RUC, NIT) et votre nom ou raison sociale. Là où il n'existe pas de numéro fiscal (par exemple aux Bermudes), votre compte est identifié par votre numéro de mobile.
- ✓ Le pays de votre compte
- ✓ Votre code PIN, protégé par PBKDF2 avec sel ; jamais en clair
- ✓ Votre numéro de téléphone, pour vérifier votre compte, récupérer votre code PIN et confirmer un changement de numéro par SMS. Si vous changez de numéro, le nouveau reste en attente jusqu'à ce que vous confirmiez le code que nous vous envoyons ; sans confirmation dans les 30 minutes, il expire et votre ancien numéro reste valable.
- ✓ Les paramètres fiscaux de votre compte, si votre pays les utilise : par exemple régime, période de déclaration (mensuelle ou trimestrielle), si vous êtes immatriculé à la taxe, type d'entreprise et format des nombres
- ✓ Les données lues sur vos justificatifs : émetteur ou destinataire, numéro d'identification, numéro de facture, date, montants, taxes, devise, taux de change, catégorie et une courte description. Ce sont les mêmes données que celles dont votre déclaration ou votre comptabilité a besoin.
- ✓ Dans les pays utilisant le modèle Revisión : les listes que vous téléchargez sur le portail de votre administration fiscale et importez dans Declara (un fichier par mois et par type), pour les comparer avec vos justificatifs. Elles contiennent aussi les données de vos fournisseurs et clients qui y figurent.
- ✓ Formule Comptable : nom et numéro fiscal des clients que vous enregistrez
- ✓ Si vous connectez Google Drive (là où c'est disponible) : uniquement l'autorisation d'accès et le nom du dossier choisi
- ✓ Les messages que vous nous envoyez avec le bouton de signalement de problème ou le menu de test de l'application
- ✓ Des journaux techniques pour la sécurité et la correction d'erreurs : adresse IP, heure d'accès et messages d'erreur de l'application avec votre identifiant de compte. Nous ne les conservons que le temps nécessaire à cette fin.
Ce que nous ne conservons PAS
- ✗ Vos fichiers PDF ni les photos originales de vos factures, une fois lues
- ✗ Les données de cartes ou de comptes bancaires
- ✗ Votre adresse, votre pièce d'identité ni d'autres données personnelles
- ✗ Votre adresse e-mail. Si vous demandez l'accès à un pays en phase pilote ou utilisez le bouton d'avis, nous utilisons votre e-mail uniquement pour vous envoyer l'invitation ou la réponse, puis nous le supprimons de notre base de données après l'envoi. Votre compte n'en a pas besoin : le code PIN et les avis fonctionnent avec votre téléphone. Si le pilote est complet, votre demande reste uniquement dans notre boîte d'assistance jusqu'à ce que nous puissions vous inviter.
- ✗ Le contenu de votre Google Drive ; nous n'écrivons que dans le dossier que vous choisissez
Declara n'affiche pas de publicité, ne suit pas votre activité dans d'autres applications ou sites web et ne vend pas de données.
Lecture par intelligence artificielle
Pour lire vos justificatifs, Declara envoie la photo ou le PDF (ou le texte qui en est extrait) à Anthropic (modèle Claude), qui renvoie les données fiscales. Anthropic traite ces informations selon sa propre politique de confidentialité et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles à partir de notre service.
Les factures électroniques en XML ou JSON, les listes de votre administration fiscale et les codes QR lisibles ne sont pas envoyés à l'IA ; Declara les lit directement, sur votre appareil ou sur notre serveur. Si un code QR ne peut pas être lu, Declara peut lire la photo de la facture avec l'IA.
Consultations de services publics
Dans certains pays, Declara consulte des services publics pour vérifier un justificatif, par exemple la clé d'accès auprès du SRI (Équateur) ou l'état d'un CFDI auprès du SAT (Mexique). Pour ces consultations, nous n'envoyons que les données du justificatif demandées par le service (par exemple la clé, l'UUID, les numéros fiscaux de l'émetteur et du destinataire et le total), jamais votre code PIN. Pour les taux de change, nous consultons des sources officielles ou publiques (banques centrales, administrations fiscales et services de cotation) ; elles ne reçoivent que la date et la devise. Declara ne dépose aucune déclaration en votre nom.
Prestataires
| Prestataire | Pour quoi | Ce qu'il reçoit |
|---|
| DigitalOcean | Serveurs et sauvegardes du serveur (États-Unis) | Les données de votre compte et de vos justificatifs, chiffrées pendant le transfert |
| Google Drive (notre compte) | Sauvegarde quotidienne hors du serveur | Une copie chiffrée de notre base de données ; Google ne peut pas la lire |
| Anthropic | Lecture des justificatifs par IA ; tri et réponse aux e-mails d'assistance | La photo, le PDF ou son texte ; le texte des e-mails que vous nous envoyez |
| Twilio | SMS de vérification | Votre numéro de téléphone |
| RevenueCat | État de votre abonnement | Votre identifiant de compte et l'état de votre formule |
| Google Play / Apple App Store | Paiement des formules payantes | Les données de paiement que vous leur fournissez directement |
| Resend | Envoi des invitations, avis et signalements de problèmes | Votre e-mail (uniquement pour cet envoi), le texte du message et votre identifiant de compte |
| Cloudflare et Google (Gmail) | Réception des e-mails adressés à support@usedeclara.app | Les e-mails que vous nous écrivez |
| Google Drive (facultatif, votre compte) | Enregistrer vos exports dans votre compte | Les fichiers que vous exportez, dans le dossier choisi |
Ces prestataires se trouvent principalement aux États-Unis. En utilisant Declara, vos données y sont transférées et traitées avec les mesures de protection de chaque prestataire. Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins commerciales.
E-mails à l'assistance
Si vous écrivez à support@usedeclara.app, votre message arrive dans notre boîte de réception, pas dans la base de données de l'application. Un assistant automatique avec IA trie les messages et répond aux questions fréquentes ; tout le reste est lu par une personne de notre équipe.
Abonnements et paiements
Les formules payantes (Pro, Business, Comptable) sont facturées uniquement via Google Play ou l'Apple App Store. Declara ne voit ni ne conserve jamais votre carte ni vos coordonnées bancaires. Vous pouvez résilier à tout moment dans les réglages d'abonnement de votre téléphone. Pendant la phase pilote d'un pays, rien n'est facturé.
Formule Comptable : données de vos clients
Les clients que vous enregistrez (nom et numéro fiscal) sont conservés uniquement sous votre compte : aucun compte n'est créé pour eux, ils n'ont pas accès à l'application et leurs justificatifs restent séparés les uns des autres. En tant que comptable, vous répondez envers vos clients du traitement de leurs données fiscales ; Declara agit uniquement comme outil de traitement. Dans Modifier le client (✏️), vous pouvez supprimer les justificatifs d'un client ou supprimer le client avec tous ses justificatifs. La suppression est définitive.
Durée de conservation de vos justificatifs
Declara est un outil pour préparer vos déclarations, pas un archivage comptable. Nous conservons vos justificatifs pendant 16 mois, comptés par mois de déclaration : le mois en cours et les 15 précédents. Cela couvre votre exercice complet et la déclaration annuelle. Il en va de même pour les listes de votre administration dans le modèle Revisión.
Le premier jour de chaque mois, les justificatifs les plus anciens sont supprimés automatiquement. Pendant les 7 derniers jours du mois, l'application vous indique quel mois sera supprimé, pour que vous puissiez l'exporter avant.
Exception : à Anguilla, Antigua-et-Barbuda, Aruba, aux Bahamas, à la Barbade, au Belize, aux Bermudes, au Brésil et à Porto Rico, la suppression automatique n'est pas encore active. Vos justificatifs y sont conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez ou supprimiez votre compte. Nous vous préviendrons dans l'application avant de l'activer.
L'obligation légale de conserver vos documents fiscaux vous incombe et dépend de votre pays. Conservez les fichiers que vous exportez chaque mois ou utilisez la connexion à Google Drive.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment nous demander quelles données nous détenons sur vous, les faire corriger, exporter ou supprimer, conformément à la loi sur la protection des données de votre pays. Vous pouvez faire presque tout vous-même dans l'application ; pour le reste, écrivez à support@usedeclara.app.
Supprimer votre compte et vos données
Vous pouvez supprimer votre compte directement dans l'application, sans nous écrire :
- Ouvrez Declara et connectez-vous avec votre numéro fiscal (ou votre mobile, là où le compte est votre numéro de mobile) et votre code PIN.
- Allez dans le menu (☰) → Réglages.
- Touchez Supprimer tout mon profil et confirmez.
Ce qui est supprimé
- ✗ Votre compte (numéro fiscal ou mobile, nom, code PIN chiffré)
- ✗ Tous vos justificatifs, les listes importées et leur historique
- ✗ Les clients enregistrés dans la formule Comptable
- ✗ Votre numéro de téléphone et les paramètres fiscaux de votre compte
- ✗ La connexion à Google Drive (l'accès est révoqué)
Ce qui est conservé, et combien de temps
- → La suppression dans notre base de données est immédiate et définitive.
- → Les sauvegardes chiffrées sont supprimées automatiquement : la dernière sauvegarde contenant vos données disparaît au plus tard 60 jours après la suppression. Nous n'utilisons ces sauvegardes que pour rétablir le service après une panne.
- → De l'utilisation de l'IA, nous ne gardons que des chiffres de coût, sans votre numéro fiscal.
- → Les messages envoyés avec le bouton d'avis sont conservés sans votre identifiant de compte.
- → Google Play et l'Apple App Store conservent leurs registres de facturation selon leurs propres politiques.
Si vous voulez seulement supprimer vos justificatifs et continuer à utiliser le compte, touchez Supprimer mes justificatifs dans le même menu.
Code PIN oublié ?
Sur l'écran de connexion, touchez Code PIN oublié ?, saisissez votre numéro fiscal (ou votre mobile, là où le compte est votre numéro de mobile) et le téléphone que vous avez vérifié. Nous vous envoyons un code par SMS pour créer un nouveau code PIN. C'est la seule méthode de récupération : pour des raisons de sécurité, notre équipe ne peut pas créer de code PIN pour vous.
Si vous n'avez plus ce téléphone, nous pouvons seulement supprimer le compte. Écrivez à support@usedeclara.app avec votre numéro fiscal et votre nom ou raison sociale, en joignant :
- Une photo du document officiel d'enregistrement de votre numéro fiscal.
- Une information interne de votre compte que seul le titulaire connaît, par exemple combien de justificatifs vous avez ce mois-ci ou le nom d'un client de la formule Comptable.
Nous ne supprimons qu'avec ces deux éléments réunis, jamais avec le seul numéro fiscal ou le nom, qui sont publics. Cela peut prendre jusqu'à 3 jours ouvrables. Ce que vous avez déjà exporté reste chez vous ; seuls les justificatifs non encore exportés sont perdus.
Téléphone perdu ou volé ? Nouveau numéro ?
- Connectez-vous sur un autre appareil et changez votre code PIN dans Réglages. Cela ferme la session sur tous les autres appareils.
- Là où l'application le propose, changez votre numéro dans Réglages → Téléphone pour les codes SMS. Il vous faut votre code PIN et le code que nous envoyons au nouveau numéro ; tant que vous ne l'avez pas confirmé, l'ancien numéro reste valable.
- Si vous ne pouvez pas vous connecter, utilisez Code PIN oublié ? ou écrivez-nous.
- Si vous le souhaitez, supprimez vos justificatifs.
Mineurs
Declara s'adresse aux chefs d'entreprise, professionnels et comptables majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données de personnes de moins de 18 ans.
Langues
Cette politique est disponible en espagnol, anglais, néerlandais, français et portugais. En cas de différence entre les versions, le texte espagnol fait foi.
Modifications de cette politique
Si nous modifions cette politique de façon importante, nous l'indiquerons ici avec une nouvelle date et vous en informerons dans l'application.
Jurídico
Privacidade e dados
Última atualização: 6 de novembro de 2026
Declara é uma ferramenta que ajuda pequenas empresas, profissionais autônomos e contadores da América Latina e do Caribe a preparar e organizar seus dados fiscais. É operada pela Agua Cojobal S.R.L., República Dominicana. Esta página explica quais dados guardamos, quais não, com quem os compartilhamos e que controle você tem sobre eles. Vale para o aplicativo (iPhone, Android), a versão web e todos os países em que o Declara está disponível. A versão em espanhol é o texto de referência.
O Declara é uma ferramenta independente. Não é afiliado a nenhuma autoridade tributária nem apoiado por ela (por exemplo Receita Federal, DGII, SAT, DIAN, ARCA, SII, SUNAT, SRI, MH, Hacienda, BRA, IRD, Inland Revenue, BTS ou DIMP). Os links para os portais oficiais estão no rodapé de usedeclara.app.
Seus dados estão sempre com você, não só na nuvem.
Cada vez que você exporta o relatório do mês, o arquivo fica no seu próprio celular ou computador; você escolhe onde salvá-lo (arquivos, galeria, sua nuvem) pela janela do seu dispositivo. O mesmo vale para cada nota que você fotografa: o Declara a organiza e oferece salvá-la com você. Se um dia você perder o acesso à sua conta, o que exportou já está nas suas mãos.
O que guardamos no nosso servidor
- ✓ Seu número de identificação fiscal (por exemplo CNPJ, CPF, TIN, RNC, RUC, NIT) e seu nome ou razão social. Onde não existe número fiscal (por exemplo nas Bermudas), sua conta é identificada pelo seu número de celular.
- ✓ O país da sua conta
- ✓ Seu PIN, protegido com PBKDF2 e sal; nunca em texto simples
- ✓ Seu número de telefone, para verificar sua conta, recuperar o PIN e confirmar uma troca de número por SMS. Se você trocar de número, o novo fica pendente até você confirmar o código que enviamos; se não confirmar em 30 minutos, ele expira e o número anterior continua valendo.
- ✓ As configurações fiscais da sua conta, se o seu país as usa: por exemplo regime, período de apuração (mensal ou trimestral), se você está inscrito no imposto, tipo de empresa e formato de números
- ✓ Os dados lidos dos seus comprovantes: emitente ou destinatário, número de identificação, número da nota, data, valores, impostos, moeda, taxa de câmbio, categoria e uma breve descrição. São os mesmos dados de que a sua declaração ou a sua contabilidade precisam.
- ✓ Nos países com o modelo Revisión: as listas que você baixa do portal da sua autoridade tributária e envia ao Declara (um arquivo por mês e tipo), para compará-las com seus comprovantes. Elas contêm também os dados dos seus fornecedores e clientes que constam nessas listas.
- ✓ Plano Contador: nome e número fiscal dos clientes que você cadastra
- ✓ Se você conectar o Google Drive (onde disponível): apenas a permissão de acesso e o nome da pasta escolhida
- ✓ As mensagens que você nos envia pelo botão de relatar problemas ou pelo menu de testes do aplicativo
- ✓ Registros técnicos para segurança e correção de erros: endereço IP, horário de acesso e mensagens de erro do aplicativo junto com o identificador da sua conta. Guardamos esses registros apenas pelo tempo necessário para essa finalidade.
O que NÃO guardamos
- ✗ Seus arquivos PDF nem as fotos originais das suas notas, depois de lidas
- ✗ Dados de cartões ou contas bancárias
- ✗ Seu endereço, documento de identidade ou outros dados pessoais
- ✗ Seu e-mail. Se você pedir acesso a um país em fase piloto ou usar o botão de aviso, usamos seu e-mail apenas para enviar o convite ou a resposta e o apagamos do nosso banco de dados depois do envio. Sua conta não precisa dele: o PIN e os avisos funcionam com o seu telefone. Se o piloto estiver completo, sua solicitação fica apenas na nossa caixa de suporte até podermos convidar você.
- ✗ O conteúdo do seu Google Drive; só gravamos na pasta que você escolhe
O Declara não exibe publicidade, não rastreia sua atividade em outros aplicativos ou sites e não vende dados.
Leitura com inteligência artificial
Para ler seus comprovantes, o Declara envia a foto ou o PDF (ou o texto extraído dele) à Anthropic (modelo Claude), que devolve os dados fiscais. A Anthropic trata essas informações segundo a sua própria política de privacidade e não as usa para treinar seus modelos a partir do nosso serviço.
Notas fiscais eletrônicas em XML ou JSON, as listas da sua autoridade tributária e códigos QR legíveis não são enviados à IA; o Declara os lê diretamente, no seu dispositivo ou no nosso servidor. Se um código QR não puder ser lido, o Declara pode ler a foto da nota com IA.
Consultas a serviços públicos
Em alguns países, o Declara consulta serviços públicos para verificar um comprovante, por exemplo a chave de acesso no SRI (Equador) ou a situação de um CFDI no SAT (México). Nessas consultas enviamos apenas os dados do comprovante que o serviço pede (por exemplo a chave, o UUID, os números fiscais do emitente e do destinatário e o total), nunca o seu PIN. Para as taxas de câmbio consultamos fontes oficiais ou públicas (bancos centrais, autoridades tributárias e serviços de cotação); elas recebem apenas a data e a moeda. O Declara não entrega declarações em seu nome.
Prestadores de serviço
| Prestador | Para quê | O que recebe |
|---|
| DigitalOcean | Servidores e cópias de segurança do servidor (EUA) | Os dados da sua conta e dos seus comprovantes, criptografados em trânsito |
| Google Drive (nossa conta) | Cópia de segurança diária fora do servidor | Uma cópia criptografada do nosso banco de dados; o Google não consegue lê-la |
| Anthropic | Leitura de comprovantes com IA; triagem e resposta de e-mails de suporte | A foto, o PDF ou o texto dele; o texto dos e-mails que você nos envia |
| Twilio | SMS de verificação | Seu número de telefone |
| RevenueCat | Situação da sua assinatura | O identificador da sua conta e a situação do plano |
| Google Play / Apple App Store | Cobrança dos planos pagos | Os dados de pagamento que você fornece diretamente a eles |
| Resend | Envio de convites, avisos e relatos de problemas | Seu e-mail (apenas para esse envio), o texto da mensagem e o identificador da sua conta |
| Cloudflare e Google (Gmail) | Recebimento dos e-mails enviados a support@usedeclara.app | Os e-mails que você nos escreve |
| Google Drive (opcional, sua conta) | Salvar suas exportações na sua conta | Os arquivos que você exporta, na pasta escolhida |
Esses prestadores estão principalmente nos Estados Unidos. Ao usar o Declara, seus dados são transferidos e tratados lá, com as medidas de proteção de cada prestador. Não compartilhamos seus dados com terceiros para fins comerciais.
E-mails ao suporte
Se você escrever para support@usedeclara.app, sua mensagem chega à nossa caixa de e-mail, não ao banco de dados do aplicativo. Um assistente automático com IA faz a triagem das mensagens e responde às perguntas frequentes; todo o resto é lido por uma pessoa da nossa equipe.
Assinaturas e pagamentos
Os planos pagos (Pro, Business, Contador) são cobrados apenas pelo Google Play ou pela Apple App Store. O Declara nunca vê nem guarda seu cartão ou seus dados bancários. Você pode cancelar a qualquer momento nas configurações de assinaturas do seu celular. Durante a fase piloto de um país não há cobrança.
Plano Contador: dados dos seus clientes
Os clientes que você cadastra (nome e número fiscal) ficam guardados apenas na sua conta: não se cria uma conta para eles, eles não recebem acesso ao aplicativo e seus comprovantes ficam separados entre si. Como contador, você responde perante seus clientes pelo tratamento dos dados fiscais deles; o Declara atua apenas como ferramenta de processamento. Em Editar cliente (✏️) você pode apagar os comprovantes de um cliente ou excluir o cliente com todos os comprovantes. A exclusão é definitiva.
Por quanto tempo guardamos seus comprovantes
O Declara é uma ferramenta para preparar suas declarações, não um arquivo contábil. Guardamos seus comprovantes por 16 meses, contados por mês de apuração: o mês atual e os 15 anteriores. Assim cobrem todo o seu exercício e a declaração anual. O mesmo vale para as listas da sua autoridade no modelo Revisión.
No primeiro dia de cada mês, os comprovantes mais antigos são apagados automaticamente. Nos últimos 7 dias do mês, o aplicativo avisa qual mês será apagado, para que você o exporte antes.
Exceção: em Anguila, Antígua e Barbuda, Aruba, Bahamas, Barbados, Belize, Bermudas, Brasil e Porto Rico a exclusão automática ainda não está ativa. Lá, seus comprovantes ficam guardados até você apagá-los ou excluir sua conta. Avisaremos no aplicativo antes de ativá-la.
A obrigação legal de guardar seus documentos fiscais é sua e depende do seu país. Guarde os arquivos que você exporta todo mês ou use a conexão com o Google Drive.
Seus direitos
Você pode nos pedir a qualquer momento quais dados temos sobre você, e corrigi-los, exportá-los ou excluí-los, conforme a lei de proteção de dados do seu país (no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, Lei nº 13.709/2018). Quase tudo você mesmo pode fazer no aplicativo; para o resto, escreva para support@usedeclara.app.
Como excluir sua conta e seus dados
Você pode excluir sua conta diretamente no aplicativo, sem nos escrever:
- Abra o Declara e entre com seu número fiscal (ou seu celular, onde a conta é o celular) e seu PIN.
- Vá ao menu (☰) → Configuração.
- Toque em Excluir meu perfil completo e confirme.
O que é excluído
- ✗ Sua conta (número fiscal ou celular, nome, PIN criptografado)
- ✗ Todos os seus comprovantes, as listas enviadas e o histórico
- ✗ Os clientes cadastrados no plano Contador
- ✗ Seu número de telefone e as configurações fiscais da sua conta
- ✗ A conexão com o Google Drive (o acesso é revogado)
O que é mantido e por quanto tempo
- → A exclusão no nosso banco de dados é imediata e definitiva.
- → As cópias de segurança criptografadas são apagadas automaticamente: a última cópia com seus dados desaparece no máximo 60 dias após a exclusão. Usamos essas cópias apenas para restaurar o serviço depois de uma falha.
- → Do uso da IA guardamos apenas números de custo, sem o seu número fiscal.
- → As mensagens enviadas pelo botão de aviso são mantidas sem o identificador da sua conta.
- → O Google Play e a Apple App Store mantêm seus registros de cobrança segundo suas próprias políticas.
Se você só quer apagar seus comprovantes e continuar usando a conta, toque em Excluir meus comprovantes no mesmo menu.
Esqueceu seu PIN?
Na tela de entrada, toque em Esqueceu seu PIN?, informe seu número fiscal (ou seu celular, onde a conta é o celular) e o telefone que você verificou. Enviamos um código por SMS para criar um PIN novo. É o único método de recuperação: por segurança, nossa equipe não pode criar um PIN para você.
Se você não tem mais esse telefone, só podemos excluir a conta. Escreva para support@usedeclara.app com seu número fiscal e seu nome ou razão social, e anexe:
- Uma foto do documento oficial de inscrição do seu número fiscal (no Brasil, por exemplo, o comprovante de inscrição no CNPJ).
- Um dado interno da sua conta que só o titular conhece, por exemplo quantos comprovantes você tem este mês ou o nome de um cliente do plano Contador.
Só excluímos com esses dois elementos juntos, nunca apenas com o número fiscal ou o nome, que são públicos. O processo pode levar até 3 dias úteis. O que você já exportou continua com você; só se perdem os comprovantes que você ainda não exportou.
Perdeu o celular ou foi roubado? Trocou de número?
- Entre em outro dispositivo e troque seu PIN em Configuração. Isso encerra a sessão em todos os outros dispositivos.
- Onde o aplicativo oferecer, troque seu número em Configuração → Telefone para códigos SMS. Para isso você precisa do seu PIN e do código que enviamos ao número novo; até você confirmar, o número anterior continua valendo.
- Se não conseguir entrar, use Esqueceu seu PIN? ou escreva para nós.
- Se quiser, apague seus comprovantes.
Menores de idade
O Declara é voltado a empresários, profissionais e contadores maiores de idade. Não coletamos intencionalmente dados de menores de 18 anos.
Idiomas
Esta política está disponível em espanhol, inglês, holandês, francês e português. Se houver diferenças entre as versões, prevalece o texto em espanhol.
Alterações desta política
Se alterarmos esta política de forma importante, indicaremos aqui com uma nova data e avisaremos você no aplicativo.